Pazarlama ve satış ekiplerinin en sık başvurduğu yöntemlerden biri, mevcut müşterilerin veya çalışanların yönlendirmesiyle yeni potansiyel alıcılara ulaşmaktır. "Referans", "tavsiye" veya "marka elçiliği" gibi isimler altında toplanan bu iletişim bilgileri doğrudan pazarlama listelerine dahil edilebilir mi?
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun yayımladığı son kamuoyu duyurusu bu soruya net bir çerçeve çiziyor: Bir kişinin iletişim bilgisini üçüncü bir şahıstan elde etmiş olmak, şirkete doğrudan veri işleme ve o kişiye pazarlama yapma hakkı vermez.
Duyuru, sahada sıkça karşılaşılan bazı yanlış kabulleri ortadan kaldırıyor. İlgili kişiyle kurulacak ilk temasta, verinin kimden ve hangi hukuki sebebe dayanılarak elde edildiği belirtilerek aydınlatma yükümlülüğü mutlaka yerine getirilmelidir. Ayrıca, aranan kişinin telefonu kapatmaması, ürünü dinlemesi veya gönderilen mesaja ret cevabı vermemesi hukuken "açık rıza" yerine geçmez. Açık rıza gereken durumlarda bu onay, herhangi bir pazarlama faaliyetine başlanmadan önce net ve ayrı bir işlemle alınmak zorundadır.
Alınması Gereken Aksiyonlar
Bu durum, şirketlerin yalnızca aydınlatma metinlerini güncellemesiyle çözülebilecek bir konu değildir. Verinin şirkete ilk ulaştığı andan satışa dönüşmesine kadar geçen tüm operasyonel sürecin gözden geçirilmesi gerekir. Temel olarak;
Referans formları, çağrı merkezi senaryoları ve bayi uygulamaları uyumlu hale getirilmeli,
CRM sistemleri, iletişimin kaynağını ve hukuki sebebini takip edebilecek yapıya kavuşturulmalı,
İlk temas anındaki aydınlatma ve rıza alma süreçleri teknik olarak kayıt altına alınmalıdır.
Kişisel verilerin korunması alanı, genel geçer uyarıların yapıldığı dönemi çoktan geride bıraktı. Son duyuru ve kararlar, yıllardır süregelen ticari alışkanlıkların ve sahada kemikleşmiş yaygın uygulamaların net kurallara bağlanmasındaki kararlılığı gösteriyor. Uyum süreçlerini sadece kağıt üzerinde bırakmayıp operasyonel akışına entegre etmeyi başaran şirketler, bu regülasyon döneminde iş süreçlerini yavaşlatmadan büyümeye devam edecektir.
Abdurrahim AY
Hukukçu / Veri Koruma Uzmanı
Kurulun duyuru metnine aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz;
https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/8830/ucuncu-kisilerden-elde-edilen-kisisel-verilerin-reklam-ve-pazarlama-amacli-kullanilmasina-iliskin-kamuoyu-duyurusu